先说结论：文件夹结构救不了你
2023 年 3 月，我把一块 2TB 的移动硬盘格式化了。不是误操作，是故意的。里面装的是从 2019 年开始攒的素材，路径平均深度 6 层，最深那个文件夹叫 2021/客户/张总/618活动/返修/最终版2/替换镜头/还没用/。我知道里面有东西，但我找不到。那天下午我在 Finder 里翻了 40 分钟，最后放弃，直接从网上重新下了一遍。所以后来我做的第一件事不是"重新分类"，是把所有东西平铺进一个叫 _ALL 的文件夹，然后逼自己回答一个问题：如果我不记得文件在哪，我凭什么能把它捞出来？
答案不是文件夹，是文件名。文件夹是给人看的，文件名是给搜索框看的。这句话听着像鸡汤，但你去看一眼你硬盘里那个叫 IMG_20230812_143022.jpg 的文件，就知道问题在哪了。
我的命名模板，以及最后一位必须是状态
现在所有从我手上过一遍的素材，名字都长这样：20240912_SHM01_A007_v03_ok.mp4。拆开是：拍摄日期、项目代号、机位或镜头序号、版本、状态。
为什么日期要顶在最前面？因为按名称排序就等于按时间排序，不需要任何额外操作。项目代号我用三个字母加两位数字，SHM01 就是"上海 01 号"，打字快，也不容易和别的项目撞。状态位是我被坑出来的：ok 是已确认，raw 是原片没动过，tmp 是临时转码随时可删，x 是这条废了但先留着。有一次清理硬盘，我按修改时间排序删"最近没动过的"，结果删了三个标 tmp 的镜头——那是我从 4K 转出来的代理文件，原片在另一块盘上，重新生成花了两个多小时。从那次起，tmp 必须写进文件名，光靠文件夹区分不行，因为文件会跑。
比模板更麻烦的是执行。我的做法是所有相机、手机、录屏软件，默认输出路径全指向一个叫 _INBOX 的文件夹。每天收工，打开 _INBOX，批量重命名，拖走。整个流程 5 分钟以内。超过 5 分钟我就会偷懒，会偷懒的流程一定烂掉。这是我唯一一条关于效率的信念，别的都是扯。
四种分类方案，我拿 1.2TB 素材实测了一遍
网上主流说法是三种：按类型分（视频/图片/音频/工程文件）、按项目分、按日期分。我给自己又加了一种：按来源分。为了写这一段，我把同一批 1.2TB 素材按四种方式各建了一遍目录结构（只复制结构不复制文件），然后给自己出 10 道题，比如"找 2023 年夏天在青岛拍的那段海浪慢动作 4K 60fps"，统计平均找到的时间。
按类型分，平均 4 分 20 秒。问题出在跨类型复用：一段海浪视频和它的降噪音频、调色 LUT 被分在三个大类里，你得挨个翻。
按项目分，平均 3 分 10 秒，看着最快，但它是伪命题。同一段空镜我可能在四个项目里都用过，它只能待在一个文件夹里。我统计过自己 2023 年的成片，跨项目复用素材占了 37%。一旦你要找"我到底在哪用过这段素材"，按项目分就是灾难。
按日期分，平均 2 分 50 秒，四种里最快，而且它对"我记得大概是去年秋天"这种模糊记忆特别友好。代价是它完全回答不了"我所有用过的转场音效在哪"这种问题。
按来源分——自己拍的、下载的、甲方给的、AI 生成的——平均 3 分 40 秒，不是最快，但它是唯一四种都做完之后我没删掉的那种。原因是它对应的是权利归属：下载的素材我得记授权，甲方给的不能外传，AI 生成的要留 prompt 记录。分类不该只服务于"找"，还得服务于"能不能用"。我认识的一个做纪录片的朋友更狠，他的顶层目录是按"能不能商用"分的，只有两个文件夹。听着糙，但他从没出过版权问题。
工具这块，别信软文，看数据量
我电脑是 M1 MacBook Pro，16G 内存，外接一块 2TB 三星 T7。下面的数字都是我自己跑的，不是抄的。
Everything 只装在 Windows 那台机器上，Mac 上我用 Find Any File 替代。索引 2TB 盘大概 30 秒，搜文件名毫秒级。但它不认识视频内容，你搜"海浪"它什么都给不出来，除非文件名里有"海浪"——这就是为什么我在命名规则里会顺手写上内容关键词，哪怕看起来有点啰嗦。
Eagle 我用了一年多。支持 90 多种格式，标签系统是真的强。但我这个库到 6 万条左右开始明显卡顿，点一个标签要等 1 到 2 秒，超过 10 万条我就不推荐了。Billfish 免费，中文界面，生成视频缩略图比 Eagle 快大概一倍；但它的标签批量编辑逻辑我一直没习惯，改 200 个文件的标签要在三个视图之间来回切。Adobe Bridge 免费，和 PS、PR 联动最好，拖进 Premiere 自动带元数据；但我索引一个 4 万文件的文件夹时它卡死过两次，后来我只让它索引单项目文件夹，从不索引整个盘。
这几个工具我现在的分工是：Billfish 管图片和封面（大概 1.8 万张），Find Any File 管全盘文件名搜索，素材内容本身靠年份文件夹兜底。不追求一个工具解决所有事，因为不存在这种东西。每次看到有人问"哪个素材管理软件最好"，我都想问一句：你库里有几条？
素材从哪来：几个站点的实际参数和坑
先给参数，因为很多人下素材根本不知道自己在下什么。Pexels 的视频绝大部分是 1920×1080，25fps 或 30fps，H.264 编码，码率大多在 8 到 15Mbps；4K 的比例不高，而且 4K 那些往往是无人机素材，帧率 23.976 或 24。你把它剪进 25fps 的时间线里会有轻微抖动，得手动处理。Pixabay 库大，但同一个视频挂着好几个不同分辨率的版本，我下错过两次，现在每次都先看文件大小再点下载。
Unsplash 以图片为主，授权允许商用、免署名，但有个很多人不知道的坑：照片里出现的品牌 logo、艺术品、人脸，不在这个授权范围内。我做过一支咖啡店开业视频，用了 Unsplash 上一张有人在星巴克门口的照片，客户法务看了一眼就打回来了。后来我养成习惯，凡是带明显品牌标识和人脸的，一律不用，宁可自己拍。
音频这块，YouTube 音频库和 Free Music Archive 都能用，但要分清 CC 授权里 BY（署名）和 NC（非商用）。我见过同行把 NC 的音乐用在商业广告里，被版权方找上门，最后赔的钱够买三年音乐授权。顺便说一句，CC0 也不等于"随便用"，它只是放弃了版权，肖像权和商标权它管不着。
备份：我的三份，和一次真实的数据丢失
我现在是 3 份：MacBook 内置 1TB SSD（只放正在做的项目）、2TB 三星 T7（全部素材）、4TB 希捷机械盘（冷备份，约两周同步一次）。这条链路不是学谁的，是我弄丢过东西之后自己定的。
2022 年底，我把一块 1TB 硬盘借给朋友拷素材，还回来的时候已经格式化了。上面有两个月的婚礼跟拍原片，大概 380GB。当时我的"备份"是另一块盘上的成片，原片没了。原片能不能重拍？不能。从那之后我有条死规矩：原片至少存在于两个物理位置，且这两块盘不能同时带出门。出门带 T7，希捷那块永远躺在家里抽屉。
同步我用 Carbon Copy Cloner，增量同步。第一次同步 1.2TB 跑了大概 7 个小时（USB 3.2 Gen1，实际写入速度 130MB/s 左右），之后每次只跑改动部分，通常 10 分钟以内。别用"智能双向同步"，我用过一版，结果两边都判定对方是旧的，删了一批文件。现在一律单向，T7 是源，机械盘是目标，机械盘永远不写入。
最后，什么情况下别折腾
如果你一年产出不超过 20 支视频、素材不超过 200GB，上面这一整套你都不用做。建一个按年份命名的文件夹，扔进去，靠系统自带搜索，够了。
我搞这套东西是因为我丢过数据，跨项目复用率高，下载素材多，还摊上过版权问题。工具和规范都是被具体问题逼出来的，不是被整理癖逼出来的。先有问题，再有方案；反过来的话，你会在搭系统上花掉两个月，然后发现自己根本不做片子了——我见过至少三个这样的人。